Interview über die Recruiting-Strategie der DRK Kliniken Berlin mit Maja Schäfer, Leitung Strategisches Recruitment DRK Kliniken Berlin
(„I“ = Nachfrage Interviewerin)
1. Frau Schäfer, möchten Sie sich uns kurz mit ihrem Aufgabenfeld bei den DRK Kliniken und ihrem beruflichen Hintergrund vorstellen?
Maja Schäfer (MS): „Ich bin seit drei Jahren Leiterin Strategisches Recruitment bei den DRK Kliniken Berlin und zuständig für den Aufbau eines Recruiting-Teams als eigenständige Abteilung sowie für die Entwicklung einer neuen Recruitingstrategie. Die Erfahrung, die ich dafür brauche, habe ich zuvor in neun Jahren als Referentin für Employer Branding & Recruiting bei der Diakonie Deutschland gesammelt. Aus dem Dachverband heraus habe ich bereits viele Einrichtungen, die zur Diakonie gehören, beraten und mir mein Wissen angeeignet. Dann wollte ich das Ganze gern auch selbst mal in einer Einrichtung umsetzen und bin mit den DRK Kliniken Berlin zusammen gekommen.“
2. Gibt es eine Zielgruppe, auf die Sie sich beim Thema Personalgewinnung in der Pflege besonders einstellen?
MS.: „Zunächst war es mir im Rahmen meiner Strategie wichtig, dass sich die neue Recruitingstrategie nicht nur auf die Pflege bezieht, sondern auf alle Berufe, die in unseren Krankenhäusern gesucht werden. Nicht nur Ärzt*innen und Pflegekräfte, sondern auch Verwaltungsberufe, Informatiker und vieles mehr. Ich hatte damals mit anderen großen Gesundheitseinrichtungen in Berlin gesprochen und viele hatten bei der Personalgewinnung die Bereiche getrennt und die Pflege extra behandelt. Das ist zum einen aus Gründen der Suchmaschinenoptimierung nicht besonders sinnvoll, weil eine Stellenbörse, in der viele Stellen platziert sind und Klicks generieren, diese sich gegenseitig in Sachen Reichweite befruchten. Zum anderen denke ich, dass Personalgewinnung ganzheitlich gedacht werden muss. Es braucht eine gleiche Ansprache für alle, um die Arbeitgebermarke zu festigen. Nur die Pflege mit einem besonders lockeren Tonanzusprechen, wie viele es machen, ist wenig zielführend. Was wir als Recruiting Team nicht betreuen, ist die Nachwuchsgewinnung. Die DRK Kliniken Berlin haben im letzten Jahr über 1800 Bewerbungen für ihre Ausbildungsplätze bekommen, d. h. wir müssen aktuell keine zusätzlichen Maßnahmen ergreifen. Die Pflegedienstleiterinnen und Zentralen Praxisanleiter*innen sind aber durchaus beim Boys‘ Day und Girls‘ Day aktiv, gehen in Schulen, bieten Schülerpraktika an. Ich kümmere mich um die gestandenen Arbeitskräfte in allen Berufen, die es im Krankenhaus gibt.“
I: Zielen Sie mit Ihrer Ansprache auch auf internationale Fachkräfte ab?
MS.: „Wir haben in drei Wellen ausländische Fachkräfte angeworben, aber dafür machen wir selbst kein Marketing. Denn dafür haben wir Dienstleister. Bei uns beginnt die Arbeit mit dem Onboarding der internationalen Fachkräfte. Natürlich gibt es auf unserem Karriereportal eine Rubrik für ausländische Fachkräfte, in der wir ausführlich beschreiben, welche Möglichkeiten wir bieten und welchen Prozess man durchlaufen muss. Unser Anpassungskurs findet ab diesem Jahr zwei Mal im statt und wir können Fachkräfte mit Defizitbescheid aufnehmen. Ich begleite dieses Thema eher am Rande, denn zuständig dafür sind die Dienstleister, die von einer eigenen Projektleiterin koordiniert werden.“
I: Ist die Wiedergewinnung der „Stillen Reserve“ auch ein Feld, welches Sie besonders im Blick haben?
MS.: „Dafür gibt es bisher keine Kampagne, kein Programm bei uns. Fachkräfte, die schon länger nicht mehr in ihrem Beruf gearbeitet haben, brauchen ein spezielles Einarbeitungskonzept und eine Nachqualifizierung. Sie können nicht gleich morgen auf Station anfangen. Wenn aber ein*e Bewerber*in aus dieser Zielgruppe unsere Pflegedienstleiterinnen im Vorstellungsgespräch überzeugt, haben wir zusätzlich zu unseren Praxisanleitern auf Station ein Konzept von Zentralen Praxisanleitern, die dafür da sind, jeden, also Auszubildende, ausländische Fachkräfte, aber auch jemanden, der ein bisschen mehr Starthilfe braucht, extra Anleitungs-Sessions zu geben. So geht auf der Station nicht zu viel Zeit durch Anleitung verloren.“
3. Wir gratulieren zu gleich zwei Preisen, die Sie im Jahr 2022 gewonnen haben: Den Klinik Award 2022 in der Kategorie „Bestes Recruiting & Onboarding“ und den HR Award 2022 in Silber in der Kategorie „Employer Branding“. Insgesamt ist es die fünfte Auszeichnung für die neue Recruitingstrategie der DRK-Kliniken Berlin. Was genau zeichnet Sie, Ihre Arbeit und Ihre Strategie dafür aus?
MS.: „Jeder dieser Awards ist ein bisschen anders ausgerichtet. Der erste, den wir bekommen haben, war fürs Karriereportal. Ich habe gerade ein Interview mit einem neuen Mitarbeiter in der IT, der aus der Ukraine kommt, geführt. Er sagt, er hat sich bei 200 Unternehmen in Deutschland beworben und hat sich auf keinem anderen Karriereportal so willkommen gefühlt und so viele Einblicke bekommen, wie bei uns. Das Karriereportal ist eine sehr wichtige Säule unserer Strategie. Grundsätzlich geht´s aber erstmal darum, überhaupt das Recruiting strategisch zu begreifen. Ich war eine der ersten, wenn nicht sogar die erste, die vom „Strategischen Recruitment“ gesprochen hat. Viele Unternehmen greifen den Begriff jetzt auf. Zuvor haben die meisten nur Recruiter eingestellt, die in der Personalabteilung oder in der Unternehmenskommunikation ein wenig Personalmarketing gemacht haben. Aber es wurde nicht bedacht, dass dem eine Strategie zugrunde liegen muss. Wie wollen wir überhaupt rekrutieren, welche Aufgaben umfasst das alles und wo ist das im Unternehmen angegliedert? Das ist bei den DRK Kliniken Berlin ganz anders als in anderen Einrichtungen. Wir agieren außerhalb der Personalabteilung und auch außerhalb der Unternehmenskommunikation. Ich bin beim Geschäftsführer angesiedelt und kann ihm direkt Fragen und Ideen übermitteln. So entfällt der Weg durch mehrere Hierarchiestufen. Hier wird die moderne Recruitingstrategie als Managementthema verstanden, da klar war, dass da große Veränderungen passieren mussten und ich erhalte absolute Rückendeckung. Natürlich gibt es auch Skeptiker und ich habe dicke Bretter zu bohren. Aber ich bekomme den direkten Rückhalt von der Unternehmensführung und das ist etwas ganz anderes, als wenn Sie als Sachbearbeiter für Recruiting zuständig sind.
Der ganzheitliche Blick ist wichtig. Alle Berufsgruppen ins Auge zu nehmen, nicht nur in einzelnen Vakanzen zu denken, sondern zu schauen, wie sich die Stellenausschreibungen gegenseitig begünstigen können. Welche verschiedenen Bereiche suchen gerade eine*n Gynäkolog*in, wie kann man da eine Kampagne draus stricken, damit man keine Ressourcen vergeudet? Wie müssen die Bewerber zeitgemäß angesprochen werden? Im ersten Jahr hatten wir 830 Kontaktanbahnungen über WhatsApp, wir haben außerdem Bewerbungen über den Chat-Bot oder die so genannte Schnellbewerbung ermöglicht. Wir haben eine ganz eigene Strategie und Regeln für die Bewerberkommunikation, denn es reicht nicht, Employer Branding über schöne Bildchen zu machen, sondern es muss sich fortsetzen. Wenn wir im Karriereportal duzen, müssen wir genauso locker in der Kommunikation sein. Wir verschicken Emojis, wir sprechen freundschaftlich mit den Bewerber*innen und wir bekommen Fotos von ihnen mit ihren Haustieren oder Schokolade vorbeigebracht, weil wir ganz lebendig, eng und natürlich mit ihnen zusammenarbeiten. Das ist auch ein strategischer Ansatz. Gutes Recruiting umfasst einfach so vieles, vom Trendscouting bis zur Konkurrenzbeobachtung.“
4. Woher nehmen Sie diese Expertise und Ihr Gespür?
MS.: „Ein guter Recruitingstratege braucht verschiedene Kompetenzen. Einmal im Bereich Kommunikation, und ich bin ja gelernte Journalistin. Ich habe Kommunikationswissenschaften studiert und dann bei der Zeitung und beim Radio gearbeitet. Dort lernt mal viel über Infotainment, locker zu schreiben und zu reden. Wir schreiben so viele Texte für den Karriereblog oder Stellenanzeigentexte – das ist eine Kunst für sich und da hilft mir dieser Hintergrund, auch die Erfahrung mit den Büchern, die ich geschrieben habe. Beim Radio habe ich das völlig vorbehaltlose Zugehen auf Menschen gelernt. Ich habe dort Single- oder Morning-Shows moderiert, wo man bei Anrufern sofort eine emotionale Verbindung aufbauen und Nähe schaffen muss. Dann braucht man als Recruitingstratege auch IT-Kompetenzen. Die habe ich mir selbst angeeignet. Ich habe jetzt schon fünf große Webseiten mit aufgebaut und ich betreibe selbst fünf eigene Webseiten und Blogs. Man muss sich in die IT reindenken können, denn wenn man nicht versteht, wie Suchmaschinen funktionieren, versteht man auch nicht, wie man Stellenanzeigen textet oder wie man die Ideen eines Recruiting Start-Ups, das anruft und seine neuen Dienste präsentiert, einzuschätzen hat.
Ich habe einen sehr gewundenen Lebenslauf und ich habe aus jeder Station etwas gelernt, das mir jetzt hilft. Auch wenn inzwischen viele Unternehmen die Positionen der Leitung Recruitment mit meiner Hilfe inserieren, weil sie verstanden haben, dass man sie braucht, ist es nicht so leicht, Menschen zu finden, die diese Kompetenzen mitbringen. Es bringt nichts, einen BWLer einzustellen, der frisch von der Uni kommt und Marketingseminare besucht hat, der kann das nicht strategisch aufbauen.“
I: Sind Sie vom Beginn des Anwerbens bis zur Einstellung in den Prozess mit eingebunden?
MS.: „Nein, unsere Aufgabe ist das „Ranschaffen“ von Bewerbungen und der Erstkontakt mit den Bewerber*innen bei fehlenden Dokumenten etc. Wir halten sie bei der Stange, bis die Fachabteilung übernimmt. Die Interviews führt die Fachabteilung. Ich werte die Einstellungen über das Bewerbermanagementsystem aus und erfasse bspw. die Gründe für Absagen oder eruiere, ob die Person an einer anderen Stelle im Unternehmen passen würde. Dann schlage ich sie dort vor. Über uns findet das „Bonding“, also die wichtige erste Bindung, statt.“
5. Sie haben einige Bücher und Artikel veröffentlicht. Mit welchen Fragen setzen Sie sich darin auseinander und welche Erkenntnisse sind besonders hilfreich für die Praxis?
MS.: „Ich schreibe nicht nur Artikel für Fachzeitschriften und Bücher. Am meisten Wissen teile ich in meinem Blog recruiting2go.de. Mein Motto lautet: Nichts ist geheim an meiner Strategie. Wer meinen Blog liest, kennt jeden Gedanken, den ich mir jeden Tag im Büro mache. Ich bin ein Mensch, der gern teilt und gern netzwerkt. Mir ist die gemeinsame Erkenntnis wichtig, dass wir in den Gesundheitseinrichtungen aufrüsten müssen und das Recruiting so gut machen, dass wir Leasing und Personalvermittlung nicht mehr brauchen. Das war mal gut gedacht, dass diese Firmen uns helfen beim Anwerben, aber inzwischen ist es fast nur noch „Geldmacherei“. Es ist schlimm, dass in einem systemrelevanten Bereich, den die Gesellschaft einfach braucht, so etwas möglich ist. Mein großes Ziel und meine Erkenntnis ist, dass gutes Recruiting kein Hexenwerk, sondern ein Handwerk ist, das man lernen kann. Deswegen habe ich auch eine kleine Fortbildungsreihe für meine Recruiter entwickelt und bespreche mit ihnen jede Woche ein wichtiges Recruiting-Thema, vom Recruitingbudget bis hin zur Entwicklung einer Arbeitgebermarke. Ich finde es wichtig, Recruiter mit auszubilden, da es noch nicht so viele erfahrene Personen im Gesundheitswesen gibt.
In meinem Blog gibt es auch Erfahrungsberichte zu jedem neuen Tool oder jeder neuen Recruitingplattform, die ich ausprobiere. Jedes viertel Jahr beschreibe ich, welche Aktionen wir uns ausgedacht haben, was gut, aber auch was schlecht gelaufen ist (z. B. die Voice-Bewerbung per Audionachricht, was im Einzelhandel gut funktioniert hat, jedoch nicht bei Pflegekräften). Ich evaluiere auch viel und erschließe mir so die Bedarfe“
I: Konnten Sie denn schon anhand der Auswertungen Veränderungen in Abläufen und Prozessen anregen?
MS.: „Das ist genau der Schritt, an dem ich jetzt arbeite. Wir konnten über drei Jahre lang die Bewerberzahlen steigern, im ersten Jahr um 152 Prozent, im zweiten Jahr nochmal um drei Prozent. Wir haben den Anteil der Bewerbungen aus Mangelberufen von 16 auf 30 Prozent gesteigert. Gerade bereite ich eine Präsentation für verschiedene Gremien vor, denen ich zeigen möchte, an welchen Stellschrauben wir bereits gedreht und dass wir optimale Voraussetzungen für ein modernes Recruiting geschaffen haben. Jetzt gibt es andere Stellschrauben, an denen wir drehen müssen. Es ist uns zwar schon gelungen die „Time to hire“ zu verkürzen, von 80 auf 60 Tage im Durchschnitt über alle Berufsgruppen und auch Initiativbewerber verteilt, die länger auf eine freie Stelle warten müssen, aber das kann man noch weiter verkürzen. Ich kann Aussagen darüber treffen, wie wir die Conversion Rate, also die Anzahl der Einstellungen im Vergleich zur Anzahl der Bewerbungen, verbessern können. Es gibt zudem noch einen großen Graubereich, an dem man arbeiten kann, z. B. Konzepte für B-Kandidaten entwickeln, die man bisher aus verschiedenen Gründen nicht einstellen konnte.
I: Konnten Sie mit Ihrer Strategie die Leasingquote herabsenken?
MS.: „Aus den Fluktuationsberichten konnte ich entnehmen, dass zwei Jahre nach dem Start meiner neuen Strategie zum Beispiel am Standort in Köpenick 98 Prozent der Stellen im Pflege- und Funktionsdienst besetzt waren und wir dort keine Leasingkräfte mehr auf den peripheren Stationen hatten. Das sind allerdings Momentaufnahmen. Leider hat die Pandemie die Situation wieder verschärft. Wir können beweisen, dass unsere Recruitingstrategie funktioniert, trotzdem sind auch wir ständig damit beschäftigt, neue Lösungen zu finden. Zum Beispiel, die Mitarbeiterbindung zu stärken und Konzepte in diese Richtung zu entwickeln. Man muss wissen, dass sich die Bewerberzahlen auch mit modernen Recruitingmethoden nicht bis ins Unendliche steigern lassen. Es gibt nur eine gewisse Anzahl an Pflegekräften und Ärzten in Berlin, und wenn die alle einmal das neue Karriereportal der DRK-Kliniken Berlin gesehen haben, ist ein natürliches Ende erreicht. Dann muss man sich wieder etwas Neues ausdenken.“
6. Ist es möglich, mit Ihrer Strategie die bezifferten 10.000 fehlenden Pflegekräfte in Vollzeit zugewinnen, die es für die Versorgung in Berlin braucht?
MS.: „Ich rekrutiere für eine Einrichtung, was bedeutet, dass ich ggfs. Arbeitskräfte aus anderen Einrichtungen abziehe. Das heißt, da entstehen an anderer Stelle Lücken. Wenn ich sie aus anderen Ländern hole, verlagert sich das Problem des Pflegekräftemangels dorthin. Wir brauchen insgesamt einen größeren Pool an Pflegekräften. Es hilft nichts sich gegenseitig das Wasser abzugraben, wir müssen gemeinsam die Krankenhausberufe attraktiv darstellen. Deshalb teile ich auch mein Wissen, weil das mein Ziel ist.“
7. Welche weiteren Stellschraubenmüssen bewegt werden? Was ist Ihr Appell?
MS.: „Was wir gemeinsam machen können, ist die negative Berichterstattung über die Pflege zu vermeiden. Natürlich ist Kritik und Weiterentwicklung wichtig und die Arbeitsbedingungen sind nicht leicht, aber ich habe schon über 200 Mitarbeitende in Video- und Textinterviews für unseren Karriereblog interviewt. Es gibt viele Menschen, die gern in diesem Beruf arbeiten, und die sind in den letzten Jahren der negativen Berichterstattung zu kurz gekommen. Das Augenmerk darauf zu lenken, wäre sehr hilfreich. Mein Appell wäre: Lasst uns wieder positiv berichten über diesen Beruf und lasst uns als Gesundheitseinrichtungen gemeinsam im Recruiting besser werden. Wir müssen die Zielgruppen, die im Krankenhaus arbeiten wollen, besser verstehen. Recruiting ist ein schönes Arbeitsfeld, für das wir engagierte Leute brauchen, die sich gemeinsam Lösungen überlegen.“
I: Ist der Wohnraum auch eine Stellschraube, an der es zu drehen gilt?
MS.: „Klar. Bewerber*innen fragen ständig danach, ob ausländische Fachkräfte, Azubis, die von zu Hause ausziehen wollen, oder Personen, die in anderen Bundesländern ihren Anpassungskurs gemacht haben. Viele möchten gern nach Berlin ziehen. Wir haben ein Appartementhaus, aber es ist sehr schwierig, dort einen Platz zu bekommen. Also die Schaffung von neuem Wohnraum wäre sehr wichtig! Das ist allerdings ein nicht ganz unkompliziertes Thema. Unternehmen können nur befristete Unterkünfte als Starthilfe bieten. Aber sich als Fachkraft in der Probezeit eine neue Wohnung suchen zu müssen, führt erstens dazu, dass man sich nicht auf das Onboarding konzentrieren kann, und zweitens werden die Vermieter Bewerber*innen mit längeren Anstellungsverhältnissen bevorzugen. “
Ansprechpartnerin:
Maja Schäfer, Leiterin Strategisches Recruitment DRK Kliniken Berlin
Karriereblog: https://recruiting2go.de/
Bildrechte: DRK Kliniken Berlin, Spandauer Damm 130, 14050 Berlin, www.drk-kliniken-berlin.de
Das Interview führte:
Juliane Ghadjar, Kampagnenkoordinatorin #PflegeJetztBerlin
